Fasi della certificazione Family audit
Le fasi del processo Family Audit sono di seguito indicate:
- a) fase preliminare;
- b) fase di analisi e di pianificazione (I FASE);
- c) fase valutativa (I FASE);
- d) fase di rilascio del certificato base;
- e) fase attuativa del Piano delle attività (II FASE);
- f) fase di rilascio del certificato finale.
- a) Fase preliminare
Nella fase preliminare l’organizzazione compie una serie di operazioni quali: decidere se coinvolgere nel percorso di certificazione una singola area, tutta l’organizzazione o più unità aziendali, e quindi quali e quanti occupati rendere partecipi del processo Family Audit; identificare il referente interno Family Audit con funzioni di coordinamento del processo all’interno dell’organizzazione; compilare la documentazione prevista, in particolare il documento Informazioni sull’organizzazione e il Modello di rilevazione dati. Questa documentazione consente di conoscere più nel dettaglio la realtà organizzativa al suo interno.
- b) Fase di analisi e di pianificazione (I Fase)
Nella I fase del processo, dopo l’individuazione del consulente e del valutatore da parte dell’Ente certificatore, intervengono diversi gruppi di lavoro: il gruppo di lavoro della direzione formato dal management dell’organizzazione (direttore generale e dirigenti) e il gruppo di lavoro dell’Audit (individuate nr. 10 persone interne).
Il gruppo di lavoro della direzione svolge un ruolo d’indirizzo nel percorso di certificazione, partecipa al workshop iniziale e a quello finale. Il consulente ha moderato il primo workshop con il gruppo della direzione e il referente interno dell’Audit. Nell’incontro sono state stabilite le finalità e gli obiettivi che l’organizzazione intende perseguire con lo standard Family Audit, formalizzato l’inserimento della politica della conciliazione nella strategia complessiva dell’organizzazione e individuati i partecipanti al gruppo di lavoro dell’Audit.
Il gruppo di lavoro dell’Audit, individuato dalla direzione dell’organizzazione, è coordinato dal referente interno dell’Audit e svolge un ruolo di analisi e di proposta di azioni per la conciliazione vita e lavoro.
Il gruppo di lavoro interno ha realizzato un’analisi della politica e delle iniziative già esistenti nell’organizzazione nel campo della conciliazione vita e lavoro e ha proposto delle misure che potrebbero costituire una risposta concreta ai bisogni e alle aspettative di conciliazione vita e lavoro. Con il supporto del consulente il gruppo ha redatto una proposta di Piano delle attività contenente obiettivi, azioni, responsabilità, risultati attesi, tempistica e, dove possibile, il relativo budget.
Il consulente ha presentato al gruppo di lavoro della direzione il Piano, approvato dalla direzione e sottoscritto dal legale rappresentante.
- c) Fase valutativa (I Fase)
Il processo di valutazione ha l’obiettivo di verificare sia la realizzazione dei requisiti che l’organizzazione deve ottemperare per la certificazione, sia se gli obiettivi e i provvedimenti di miglioramento individuati nel Piano delle attività sono realistici, fattibili ed efficaci ai fini dei bisogni di conciliazione famiglia e lavoro rilevati all’interno dell’organizzazione.
ll valutatore ha verificato i documenti predisposti nel processo e ha effettuato la visita in azienda, durante la quale ha realizzato una serie d’incontri e interviste. Il valutatore ha steso sulla base delle evidenze raccolte il rapporto di valutazione inviato poi all’Ente di certificazione.
- d) Fase di rilascio della certificazione base
Nella fase di certificazione base interviene il Consiglio dell’Audit, il quale è tenuto a pronunciarsi per il riconoscimento del certificato base. Il Consiglio dell’Audit, dopo aver analizzato il rapporto di valutazione insieme a altra eventuale documentazione e preso atto di quanto riportato dal valutatore medesimo, ha riconosciuto il certificato base Family Audit alla Fondazione Edmund Mach in presenza del parere positivo della maggioranza dei presenti, esprimendo delle raccomandazioni e delle azioni di miglioramento al piano inserite nel rapporto di valutazione.
- e) Fase attuativa del Piano delle Attività (II Fase)
La Fondazione attualmente si trova in questa fase, che dura un triennio, che prevede implementazione delle azioni di conciliazione vita e lavoro contenute nel Piano delle attività. Il referente interno dell’Audit aggiornerà annualmente lo stato di avanzamento del Piano e il Modello di rilevazione dati. Il valutatore, a cadenza annuale, effettuerà la visita in azienda e la verifica documentale; stenderà quindi il rapporto di valutazione che viene inviato all’Ente di certificazione.
Il Consiglio dell’Audit, sulla base delle attività del valutatore, conferma nelle prime due annualità il certificato base, esprimendo anche eventuali raccomandazioni o azioni di miglioramento. Con la terza annualità si entra nella fase di certificazione finale.
- f) Fase di rilascio della certificazione finale
La certificazione finale avviene alla conclusione del terzo anno della fase attuativa. L’organizzazione provvede ad aggiornare il Piano delle attività e il Modello di rilevazione dati, come nelle due precedenti annualità.
Il consulente interviene nel workshop finale con il gruppo della direzione e il referente interno dell’Audit. Il valutatore opera con le medesime modalità già sopra indicate. Il riconoscimento del certificato finale da parte del Consiglio dell’Audit attesta che l’organizzazione ha attuato un’efficace politica organizzativa e gestionale dei processi lavorativi centrata sui bisogni e sulle attese degli occupati. Con l’acquisizione della certificazione finale, che ha validità un anno, l’organizzazione può decidere di:
- a) proseguire l’iter di certificazione per un altro ciclo di tre anni, impegnandosi a mantenere le misure contenute nel Piano delle attività (mantenimento);
- b) realizzare un nuovo processo di certificazione Family Audit (ricertificazione): l’organizzazione in questo caso è impegnata a stendere un nuovo Piano della attività;
- c) concludere il percorso Family Audit.